jeshoots-com-219388-510x340 اتوماسیون اداری چیست و چه کاربردی دارد؟ - پرتو نت

اتوماسیون اداری چیست و چه کاربردی دارد؟

امتیاز کاربران

ستاره فعالستاره فعالستاره فعالستاره فعالستاره فعال
 

نرم‌افزار اتوماسیون اداری (Office Automation) یا خودکارسازی اداری در چند سال اخیر بسیار موردتوجه قرارگرفته است. در این مطلب شمارا با تعریف، کاربرد و مزایای اتوماسیون اداری و قابلیت‌های یک سیستم جامع مکاتبات و نامه‌نگاری و گردش مکاتبات سازمانی مناسب آشنا می‌کنیم و به شما آموزش می‌دهیم.

اتوماسیون اداری چیست؟

با ظهور فناوری‌های اطلاعات و ارتباطات و دیجیتالی شدن دنیای پیرامونمان، تغییرات شگرفی در سازمان‌ها به وجود آمد. در عصر حاضر، تعاملات روزمره سازمان ها، تبادل اطلاعات و پیچیدگی ارتباطات تجاری سازمان‌ها به حدی است که انجام و پیگیری آنها به صورت دستی و سنتی عملا خارج از توان نیروی انسانی بوده و ممکن است با مشکلات زیادی همراه شود بنابراین نیاز به یک سیستم اداری یکپارچه که بتواند حجم عظیمی از مکاتبات و اطلاعات را با دقت و سرعت بررسی و طبقه‌بندی کند، به وضوح احساس می‌شود.

چرا باید از اتوماسیون اداری استفاده کنیم؟

در سراسر جهان کسب ‌و کارهای زیادی هستند که با حرکت از سمت مدل سنتی به دیجیتالی شدن، صنعت مربوط به خود را دچار تحول کرده و تجربه جدیدی را موجب شده‌اند. مکاتبات و نامه نگاری‌های اداری همواره یکی از مهمترین امور سازمانی است که موجب اتلاف وقت و هزینه‌های سازمان می شود. بنابراین چنانچه اتوماسیون اداری بصورت صحیح در سازمان پیاده سازی شود، می تواند دستاوردهای بسیار خوبی را برای سازمان به ارمغان آورد که از سویی به جریان کار سرعت می بخشد و از سویی دیگر، با جمع آوری اطلاعات مجموعه فعالیت های سازمان و طبقه بندی آنها ، بستر مناسبی را برای سرعت بخشیدن به امور روزمره فراهم می سازد. در این صورت سازمان ها ديگر نگران مفقود شدن و طولاني بودن زمان گردش اسناد نخواهند بود و می توانند آخرين وضعيت سند را در هر زمان و هر نقطه پيگيري کنند.

عمده ترین ویژگی های به کارگیری اتوماسیون اداری برای سازمان

  • حذف کاغذ از امور بایگانی و دفتری
  • رفع محدودیت فضا جهت بایگانی پرونده ها
  • مدیریت جلسات، ساخت انواع فرم های اداری مورد نیاز
  • مکاتبات برون سازمانی، ارسال پیام کوتاه، ارسال و دریافت فکس و پست الکترونیک
  • ساخت انواع گزارش‌ ها، آرشیو الکترونیک
  • کاهش خطرات و مشکلات محیطی و آتش سوزی
  • افزایش ضریب امنیت در نگهداری از اطلاعات
  • پشتیبانی از امور اداری

مهترین مزایای استفاده از اتوماسیون اداری برای شرکت ها و سازمان ها

  • تسهیل فرآیندها
  • افزایش سطح کارایی سازمان
  • امکان کنترل کارها در خارج از محل کار توسط مدیران و کارمندان
  • کاهش مراجعه حضوری مشتریان
  • امکان پیگیری روند رسیدگی به درخواست‌های مطرح‌شده
  • افزایش رضایت مشتریان به دلیل خدمات به‌موقع و ارائه بهتر اطلاعات
  • کاهش امکان جعل و سوءاستفاده از مکاتبات اداری
  • فرهنگ‌سازی در راستای بهینه از ابزار ITدر سازمان
  • استفاده از کارکنان کمتر برای بایگانی و جستجوی سریع نامه‌ها در خیل عظیمی از بایگانی‌ها
  • امکان تهیه آرشیو اطلاعات در حجم کمتر
  • مدیریت، کنترل فعالیت‌ها و عملکرد کارکنان
  • سهولت و سرعت گردش مکاتبات
  • صرفه‌جویی در زمان و هزینه
  • امکان گزارش‌گیری از فعالیت‌های انجام‌شده
  • طبقه‌بندی‌های متنوعي براي اطلاعات و اسناد
    کاهش مراحل طولاني بايگاني مستندات

 

وظایف اصلی اتوماسیون اداری

به‌طورکلی خودکارسازی اداری ۳ وظیفه‌ی عمده بر عهده دارد: ذخیره‌ی اطلاعات، تبادل داده‌ها و مدیریت داده‌ها.

الف) ذخیره‌ی اطلاعات

در یک سازمان، واحد دبیرخانه به‌عنوان کانال اصلی دریافت و ارسال مکاتبات اسـت. آنچه از آن به‌عنوان خودکارسازی اداری یاد می‌شود، شکل تکامل‌یافته سیستم دبیرخانه است که دارای جایگزین شدن روش دستی ثبت و شماره دهی مکاتبات شامل انواع نامه‌های اداری و اسناد است. اسناد حاوی اطلاعات و تجربیات گران‌بها و دارای ارزش ویژه‌ای هستند که یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه‌ها و تصمیم‌گیری‌های اداری محسوب می‌شوند؛ بنابراین گسترش و توسعه فعالیت‌های سازمان و افزایش تبادلات سازمانی باعث می‌شود تا حجم زیادی از اسناد و پرونده‌ها برای سازمان ایجاد شود. در دستگاه‌های سنتی این امر معضلاتی چون دسترسی به اسناد، کندی بازیابی آن‌ها و از همه مهم‌تر هزینه‌های سنگین نگهداری را در بردارد.

ب) تبادل داده‌ها

تبادل داده‌ها جز مهمی از سیستم خودکارسازی اداری است که موجب تقویت کسب‌وکار، صرفه‌جویی در هزینه‌ها و افزایش سرعت و صحت انتقال اطلاعات می‌شود؛ بنابراین کارمندان می‌توانند زمان واقعی خود را مدیریت کرده و بهره‌وری را افزایش دهند. بیشتر نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری این امکان را برای کاربران فراهم می‌کند تا ایمیل‌های الکترونیکی را به یک تا چند گیرنده ارسال کنند.

ج) مدیریت داده‌ها

مدیریت اسناد، امروزه به‌عنوان یک علم در دنیای پیشرفته موردتوجه بسیار قرارگرفته است. سیستم اتوماسیون اداری امکان تصمیم‌گیری، برنامه‌ریزی و کنترل را به شیوه‌ای اقتصادی و کارآمد برای مدیران فراهم می‌آورد. داشتن اطلاعات دقیق، مرتبط، به هنگام و سریع باعث افزایش سرعت و دقت تصمیم‌گیری و مانع انتخاب بسیاری از تصمیمات نادرست می‌شود. مدیر کارآمد بدون داشتن اطلاعات موردنیاز قادر به رهبری سازمان و رسیدن به اهداف از پیش تعیین‌شده نیست.

اتوماسیون اداری داخلی یا خارجی

استفاده از اتوماسیون اداری خارجی مزایا و معایبی دارد که بحث در این مورد خارج از موضوع اصلی ماست. اما در یک نگاه کلی میتوان گفت که استفاده از اتوماسیون داخلی یا خارجی تا زمانی که منافع شما را تامین کند مشکلی ندارد. اما به یاد داشته باشید که اکثر شرکت های خارجی دچار تحریم های علیه ایران شده اند و استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری خارجی منجر به ریسک بسیار بالایی به نسبت نرم افزار داخلی و بومی است.

برای مثال در یک شرکت نرم افزاری که نمیخواهیم از آن نام ببریم قبلا از اتوماسیون اداری خارجی استفاده می کرد به ناگاه تمامی اجزای نرم افزار قفل شد و درخواست خرید لایسنس 12900 دلاری شد. نکته دیگر امکان استفاده از اطلاعات در برخی از آنها به سرور خارج از سازمان وجود دارد و این خود محرمانگی را زیر سوال می برد.

نکته مهم که در انتخاب یک اتوماسیون اداری خوب مهم است پشتیبانی نرم افزاری آن است. خوشبختانه شرکت های نرم افزاری داخلی پشتیبانی به مراتب بالاتر و بهتری نسبت به خارجی دارند. یکی از این شرکتها که بیش از 20 سال سابقه فعالیت حرفه ای در حوزه نرم افزاری دارد، شرکت مهندسی نرم افزار پرتونت است که با ارائه پشتیبانی 24 ساعته فنی بروی تک تک محصولات از جمله نرم افزار قدرتمند مدیریت مکاتبات اداری پرتونت توانسته خیال مشتریان را از هر گونه خطر و ریسک اطلاعاتی راحت کند.

نتیجه گیری

در این مقاله شما را با کاربرد اتوماسیون اداری و تعریف آن آشنا کردیم و دلایل استفاده از اتوماسیون اداری، ویژگی های مهم آن و مزایای استفاده از اتوماسیون اداری را تشریح کردیم. انتخاب یک اتوماسیون اداری مناسب می تواند موجب رشد و تعالی سازمان شما شود و لازم است قبل از خرید نرم افزار اتوماسیون اداری مشاوره حضوری یا تلفنی داشته باشید تا بتوانید آگاهانه تصمیم بگیرید.

چیزی که برای یک سیستم نرم افزاری بسیار مهم است کارایی و کیفیت آن است، لزوما قیمت بسیار بالا یا بسیار پایین یک نرم افزار نمی توانند موفقیت شما را تضمین کند. باید گفت که معمولا هزینه بسیار کم نرم افزار میتواند هزینه های بعدی به مراتب بالاتری داشته باشد و روند شما را متوقف کند.

در مطالب بعدی معیارهای انتخاب یک سیستم نرم افزاری مناسب برای سازمان را تشریح می کنیم و به شما آموزش اتوماسیون اداری تحت وب و نحوه کار با آن را یاد می دهیم.

 

کلید واژه ها :

اتوماسیون,اتوماسیون اداری,سیستم اتوماسیون,نرم افزار اتوماسیون اداری,سامانه اتوماسیون اداری,سیستم اتوماسیون اداری,سایت اتوماسیون اداری,اتوماسیون اداری چیست,کاربرد اتوماسیون اداری,مزایای اتوماسیون اداری,خرید اتوماسیون اداری,تعریف اتوماسیون اداری,سیستم اداری,کارتابل اداری,نرم افزار مکاتبات اداری,نرم افزار نامه نگاری,خرید نرم افزار مکاتبات اداری

 


اعتبارات پرتونت
Image
Image
اولین نفری که مطلع می شود، باشید!

Search